הובלת משרדים הוא שלב חשוב בחייה של כל חברה. כאשר מדובר בהובלת חברות בין משרדים, יש להתחשב בגורמים רבים. ראשית, יש לקחת בחשבון שמדובר בהעברה של ציוד רב ויקר. כמו כן, ישנה חשיבות רבה למהירות המעבר שכן כל רגע שמתבזבז עולה לחברה כסף רב. בנוסף לכך, חשוב שהמעבר יתבצע בצורה יעילה ומהירה על מנת שהחברה תוכל לשוב לתפקוד מלא בזמן קצר ככל הניתן.
ישנן מספר דרכים פשוטות שבאמצעותן ניתן לייעל את התהליך ולחסוך כמה שיותר זמן וכסף במהלך המעבר. ראשית, תכננו את המעבר מראש. קיבעו לוח זמנים מסודר אשר יכלול את כל השלבים של המעבר. שתפו את העובדים ואת חברת ההובלה בלוח זמנים זה ודרשו מהם לעמוד בו. כמובן שיש להתייעץ איתם לגביו על מנת לוודא שמדובר בלוח זמנים ריאלי שכולם מסוגלים לעמוד בו. המפתח הוא לתכנן את המעבר כמה שיותר זמן מראש, כשפרק הזמן הרצוי למשרדים קטנים הוא שלושה חודשים, בעוד שלמשרדים בינוניים וגדולים ידרשו 6-8 חודשים.
השלב השני הוא איסוף מידע רב ככל הניתן על המיקום החדש. נסו להשיג את השרטוטים של המבנה והקומה על מנת שתוכלו לזהות מיקומים אסטרטגיים, לחלק את השטח מראש ולתכנן את המעבר בהתאם. כמו כן וודאו כי המשרדים החדשים לא דורשים שיפוץ או עבודה כלשהי; במידה וכן טפלו בזה כמה שיותר מוקדם על מנת לא לבזבז על כך זמן ומשאבים לאחר שתתחילו לעבוד ממשרד זה.
בשלב השלישי רצוי למנות בכל מחלקה או אגף של החברה אחראי למעבר. עליכם לבחור אדם אמין וחרוץ שיוכל לוודא כי כל העובדים אורזים את חפציהם האישיים ויטפל בבעיות שונות שיצוצו בזמן המעבר. בעסקים בינוניים וגדולים קשה לאדם אחד להיות במעקב אחר כל פרט בזמן מעבר ולכן חשוב להאציל סמכויות. כך תוכלו לוודא שתתבצע ירידה לפרטים ושתהיה תשומת לב מרבית לכל הפרטים. בעסקים קטנים חשוב גם כן לבחור אדם או שניים אשר יוכלו לסייע בתהליך המעבר. חשוב לזכור כי העברת משרד לא יכולה להעסיק את מלוא זמנכם משום שהעבודה עצמה חייבת להמשך.
השלב החשוב ביותר הוא ההובלה עצמה. מכיוון שישנו הבדל עצום בין מעבר דירה לבין מעבר משרדים יש לבחור מובילים המתמחים בהובלת חברות . רצוי לבצע סקר שוק ולוודא שאתם שוכרים צוות אמין ויעיל, ובעיקר צוות עליו תוכלו לסמוך. חשוב מאוד להגיע עם המובילים למשרדכם זמן מה מראש על מנת שיראו את תכולתו וידעו להעריך באיזה סוג עבודה מדובר וכיצד עליהם להתכונן אליה מבחינת ציוד, רכבים וכוח אדם. כמו כן חשוב לבקר עם צוות ההובלה במשרדיכם החדשים על מנת שידעו להעריך מראש את הגודל ודרכי הגישה למקום. בדרך זו תוכלו לייעל את תהליך ההובלה ולהבטיח שהתהליך יעבור בצורה חלקה ומהירה ככל האפשר.
עבור כל חברה מעבר משרדים הוא תהליך שמעיד על צמיחה, גדילה והצלחה. לכן חשוב מאוד שתהליך ההובלה והמעבר יהיה יעיל ומהיר ככל האפשר ויתבצע בשקט ותוך מינימום הפרעה לעבודה השוטפת. חשוב מאוד לשים לב לכל פרט ולהיות מוכנים כמה שיותר זמן מראש לתהליך ובעיקר חשוב לבחור צוות הובלה מנוסה ואחראי שיאפשר לכם ליהנות משקט תעשייתי גם ביום המעבר.
|
